Klubb

Her er noen ressurser knyttet til styrearbeid generelt og styret i volleyballklubber spesielt.

De to viktigste hjelpemidlene er etter min mening:

Årshjulet

Eksempel på årshjul (klikk for full størrelse)

Hjelper styret å huske oppgaver. F.eks. er det ofte samme dato for en søknadsfrist år etter år. Et oppdatert årshjul letter arbeidet og sikrer at gjennomføringen ikke glipper.

Les mer om årshjulet her.

Klubbhåndbok

Jeg har tidligere vært inne på klubbhåndbok i dette innlegget.

Klikk her for å laste ned eksempel på klubbhåndbok (Oslo Volley)

En klubbhåndbok skal være et hjelpemiddel for alle i klubben – og spesielt for de tillitsvalgte. Den skal være en retningsgiver for all virksomhet, slik at det ikke skal være tvil om hvilke retningslinjer klubben har på ulike områder. Klubbhåndboken skal være et levende dokument – og bør endres i takt med utviklingen i klubben.
Innholdet kan være knyttet opp mot følgende:

Klubbens verdigrunnlag, visjon og målsettinger.
Styrets oppgaver og sammensetning, samt funksjonsinnhold og arbeidsbeskrivelse for den enkelte funksjon i styret.
Beskrivelse av alle utvalg og klubbfunksjoner, med tilsvarende arbeidsbeskrivelser.
Økonomi – rutiner for håndtering av kostnader/inntekter, attestasjonsrutiner og økonomirutiner for det enkelte lag.
Informasjons- og kommunikasjonshåndtering i klubben.
Utdanning og kompetanseheving i klubben.
Instruks over oppgaver/funksjoner knyttet til det enkelte lag.
Regler og retningslinjer ift. utstyr og materiell, både for klubb og spiller.
Medlemsregistrering med kontingenter, treningsavgift og forsikringsordninger.
Infrastruktur – bl.a. bruk av klubbhus og anlegg for øvrig.
Oversikt over hvilke arrangementer klubben har og hvilke arbeidsbeskrivelser som er knyttet til disse.

Utarbeidelse av klubbhåndbok krever tid, og også bred involvering av sentrale ressurser i klubben. Den må bygge på erfaringer som er opparbeidet over tid, og som er tilpasset klubbens aktivitetsnivå.
Etabler gjerne en liten prosjektgruppe som har hovedansvaret for å gjennomføre arbeidet!

Det er en stor utfordring å avgrense omfanget. Det er derfor viktig å få struktur på det klubben mener er viktigst å dokumentere, og deretter ta ting over tid. Har man mulighet til å legge håndboka ut på klubbens hjemmeside, kan man også publisere innholdet fortløpende – uten å vente på at alle områder er ferdigbehandlet.

Styrearbeid / organisering

Stikkordsmessig kan følgende eksempler på hovedoppgaver for noen sentrale verv i en klubb være:

Styrets hovedoppgaver

Mål- og strategiarbeid/strategisk overvåkning/rammene for arbeidet i klubben.
Økonomisk kontroll og driftsovervåking.
Riktig organisering og styresammensetning – og riktige underutvalg.
Følge idrettens lover og representere klubben utad.
Legge til rette for at man kan rekruttere flest mulig, beholde dem over tid, samt utvikle gode volleyballspillere.

Lederens hovedoppgaver

Fastsette agenda for styremøter og lede møtene.
Overordnet ansvar for utarbeidelse/videreutvikling av strategi og planer i klubben.
Kontakt mot Hovedlaget i et fleridrettslag.
Hovedansvarlig for kontakt med Region, NVBF, idrettskrets og NIF.
Lede forhandlinger i forbindelse med overgangssaker.
– Klubbens pressekontakt.
– Ansvar for daglig drift, herunder oppfølging av administrative rutiner.

Økonomileders hovedarbeidsoppgaver

Lede og koordinere økonomiarbeidet – og lede økonomiutvalget.
Koordinere budsjettarbeidet, gjennomføre i tråd med styre- og årsmøtevedtak.
Rapportere på styremøter, foreslå tiltak hvis det er vesentlige avvik fra budsjettet.
Følge opp regnskapsfører.
Ansvar for ajourførte medlemslister, utfaktureringer og utbetalinger.

Sekretærens hovedarbeidsoppgaver

Sende innkalling til styremøtene, referere styremøtene og føre protokoll.
Ajourføre ”klubbhåndboken” og være redaktør for klubbavis/hjemmeside.
Koordinere arbeidet med innsamling og sammensetning av årsmeldinger.
Arkivering.

Sportslig leders hovedarbeidsoppgaver

Å lede den sportslige aktiviteten i klubben ut fra vedtatte mål, strategier og sportslige retningslinjer.
Sportsplanen og andre retningslinjer for sportslig aktivitet – og at disse blir fulgt.
Differensiering (som også bl.a. inkluderer hospitering).
Ansettelse av trenere og personer i andre sentrale (og sportslige) verv.
Prioriteringer (økonomi, anlegg, trenere, etc.).
Utvikling av sportslig kompetanse i klubben.

Det er viktig at en sportsplan har en rød tråd fra de aller yngste til de eldste spillerne.

Utdanningskontaktens hovedoppgaver

Trenerkurs
Dommerkurs

Underutvalg

I en klubb er det viktig å skape en organisering og struktur som sikrer god arbeidsfordeling. Dette gjøres gjennom kommunikasjon, involvering og delegering av ansvar. Ofte er det lurt å delegere oppgaver til personer som ikke er i styret. Det er mange måter å organisere en klubb på, det er ikke lett å si hva som er mest hensiktsmessig. Det finnes ingen fasit – lokale forhold og rammebetingelser er avgjørende.

Men en ting kan slås fast – i dagens travle samfunn er det enklest å få med seg andre hvis oppgavene er konkrete og fordelt på flere personer.

Møtereferat

Møtereferat er det viktigste dokumentet for å holde en god struktur på møtene.

Dato

Den (dato) ble det holdt (styre)møte i (klubbens navn) på/i (sted).

Personer til stede

Til stede: Navn på de som var til stede, gjerne i alfabetisk rekkefølge.
Fraværende: Navn på de som ikke møtte (eventuelt fraværsårsak).

Sak 1. Åpning av møtet

Ordstyrer erklærte møtet for åpnet (klokkeslett)

Sak 2. Valg av referatkontrollør(er)

Møtet valgte (navn) til å kontrollere referatet.

Sak 3. Godkjenning av innkalling og saksliste

Kommentarer til innkalling og saksliste noteres, det gjør også eventuelle foreslåtte saker under eventuelt – og om disse skal behandles på møtet eller skyves på til neste møte. Deretter skriver man at «med dette ble innkalling og saksliste godkjent». Man går ikke videre i møtet før dette er gjort.

Sak 4. Godkjenning av referat fra forrige møte

Alle vedtak som ble fattet på forrige møte skal kontrolleres. Dersom vedtak er gjennomført, skal resultatet gjennomgås. Dersom noen vedtak ikke er gjennomført, må det opplyses hvorfor, og så må møtet ta stilling til hva som skal gjøres videre med saken.

Sak 5 og videre

Her refereres hovedpunktene i diskusjonene og eventuelle vedtak som blir gjort.

Eventuelt

Under eventuelt kommer de sakene som ble foreslått under punkt 3.

Neste styremøte

Neste styremøte: (dag, dato, sted)
Møtet ble avsluttet (klokkeslett)

Sakstyper

Kategorisering av saker kan spare tid. Eksempelvis kan kravet om politiattester for trenere være en orienteringssak fra klubbens politiattest-ansvarlige («vi har følgende trenere og alle har levert attest»). Hvis oppgaven ikke er utført kan politiattest bli en vedtakssak («Innen dato xx skal person yy sørge for at dette er på plass for følgende trenere»). Politiattest er lovpålagt og kan aldri bli en debattsak ut over hvem som skal ha ansvar for at oppgaven utføres.